Was macht ein Facility Manager?
Facility Manager sind ExpertInnen im Bereich Facility Management, die sich um die optimale Nutzung von Räumlichkeiten, Einrichtungen und Infrastruktur kümmern. Dabei fungieren sie als zentraler Knotenpunkt für verschiedene Bereiche des Unternehmens. Als Verantwortliche für die Liegenschaften sind Facility Manager dafür zuständig, dass diese reibungslos funktionieren und den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.
Neben der Überwachung des täglichen Betriebs und der Gewährleistung eines angenehmen Arbeitsumfelds gehört es auch zu den Aufgaben von Facility Managern, Verträge mit externen Dienstleistern zu verwalten. Diese Dienstleister unterstützen das Unternehmen beispielsweise bei der Reinigung, Instandhaltung oder Sicherheit der Liegenschaften.
In diesem Beitrag werden wir genauer auf die vielfältigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eingehen, die sich in der Stellenausschreibung eines Facility Managers finden. Wir werden auch herausfinden, welche Fähigkeiten und Qualifikationen es dafür braucht. Außerdem werden wir vergleichen, wie sich die täglichen Routinen eines Facility Managers mit und ohne digitale Unterstützung durch NOA voneinander unterscheiden.
Definition von Facility Management und Facility-Manager
Das Facility Management, auch als Gebäudemanagement oder Liegenschaftsverwaltung bekannt, ist ein umfassender Ansatz zur effizienten Verwaltung von Immobilien und Anlagen. Er hat das Ziel, den reibungslosen Betrieb und die Werterhaltung von Liegenschaften sicherzustellen.
Die Berufsbezeichnung „Facility-Manager“ ist in immer mehr Stellenanzeigen zu finden. Denn diese ExpertInnen haben die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse, um die vielfältigen Anforderungen von kleinen Anlagen und großen Unternehmen zu erfüllen.
Im Berufsfeld des Facility Managements spielen auch externe Dienstleister eine wichtige Rolle. Sie unterstützen Unternehmen bei der Erbringung von Facility Services wie Reinigung, Instandhaltung, Sicherheit und mehr. Die enge Zusammenarbeit mit diesen Dienstleistern ermöglicht es Facility Managern, den Betrieb der Liegenschaften effizient zu organisieren und sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
Die Werterhaltung der Immobilien steht im Mittelpunkt des Facility Managements. Facility Manager entwickeln und implementieren Strategien zur langfristigen Werterhaltung und zur Optimierung von Betriebsabläufen. Dies beinhaltet unter anderem die regelmäßige Wartung, Reparatur und Modernisierung der Liegenschaften.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Facility Managers
Facility Manager übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, um den reibungslosen Betrieb von Immobilien und Anlagen sicherzustellen. Dabei kann zwischen strategischem Facility Management und operativem Facility Management unterschieden werden.
Im strategischen Facility Management liegt der Fokus auf langfristigen Planungs- und Steuerungsaufgaben. Dazu gehört beispielsweise die Entwicklung von Konzepten zur Optimierung der technischen Infrastruktur und der Gebäudetechnik. Ein Facility Manager in dieser Rolle arbeitet eng mit internen Teams und externen Dienstleistern zusammen, um Energieressourcen effizient zu nutzen, das Energiemanagement zu verbessern und Maßnahmen zur Kosteneinsparung umzusetzen.
Im operativen Facility Management geht es darum, den täglichen Betrieb und die Aufrechterhaltung der Gebäudefunktionen sicherzustellen. Dazu gehört das technische Facility Management bzw. das technische Gebäudemanagement, das Flächenmanagement sowie die Koordination von Reinigungskräften, Winterdienst und der Sicherheitsdienste. Ein Facility Manager in dieser Rolle überwacht auch die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsstandards, wie beispielsweise den Brandschutz.
Des Weiteren ist ein Facility Manager oft für das Immobilienmanagement zuständig. Dies beinhaltet die Verwaltung von Mietverträgen, die Objektbuchhaltung sowie die Planung und Umsetzung von Modernisierungsmaßnahmen. So trägt der Facility Manager zur Wertsteigerung der Liegenschaften bei und sorgt dafür, dass diese den Anforderungen des Kerngeschäfts gerecht werden.
Das Berufsbild eines Facility Managers erfordert sowohl technisches Verständnis als auch Kenntnisse in der Immobilienwirtschaft. Ein Facility Manager muss in der Lage sein, Budgets zu kalkulieren, Sekundärprozesse effizient zu koordinieren und einen reibungslosen Betrieb der technischen Infrastruktur sicherzustellen. Durch eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern und Dienstleistern trägt der Facility Manager dazu bei, dass das Gebäudemanagement optimal funktioniert und das Unternehmen seine Geschäftsziele erreichen kann.
Karriere als Facility Manager – Voraussetzungen und Perspektiven
Um als Facility Manager erfolgreich zu sein, sind bestimmte Fähigkeiten und Qualifikationen erforderlich. Diese umfassen etwa ein handwerkliches Geschick, Kenntnisse in Bautechnik, Organisationstalent und Know-how im Management.
Eine Ausbildung oder ein Studium in Facility Management oder Immobilienmanagement kann den Einstieg in die Branche erleichtern. Zusätzlich gibt es spezielle Lehrgänge und Zertifizierungen, die das Fachwissen im Facility Management vertiefen können. So können auch Quereinsteiger im Facility Management Fuß fassen.
Die ArbeitgeberInnen für Facility Manager sind vielfältig. Große Unternehmen in verschiedenen Branchen wie Industrie, Handel, Gesundheitswesen und Hotellerie haben oft eigene Facility-Management-Abteilungen, in denen Facility Manager beschäftigt werden. Mitunter davon hängt auch das Gehalt eines Facility Managers ab.
Zusätzlich gibt es auch externe Dienstleister, die Facility Management-Services anbieten und Facility Manager einstellen. Außerdem steht Facility Managern der Weg in die Selbstständigkeit offen.
Stellenangebote für Facility Manager sind in der Regel auf Online-Jobportalen, Unternehmenswebsites und in Fachzeitschriften zu finden. Es gibt eine Vielzahl von Karrieremöglichkeiten in diesem Bereich, angefangen von der Position als Facility Manager bis hin zu leitenden Funktionen wie Facility Management-Direktor oder Head of Facility Management.
Typischer Arbeitstag eines Facility Managers – mit und ohne digitale Unterstützung
In diesem Kapitel werfen wir einen Blick auf den typischen Arbeitsalltag eines Facility Managers. Dabei werden wir den Unterschied zwischen einem Arbeitstag ohne Digitalisierung und einem Arbeitstag mit digitaler Unterstützung durch NOA betrachten.
Arbeitstag eines Facility Managers ohne Digitalisierung
Ein Facility Manager beginnt den Tag mit einem Überblick über anstehende Aufgaben. Dies umfasst die Koordination von Wartungsarbeiten, die Überwachung von Reinigungs- und Sicherheitsdiensten sowie die Planung von Reparaturen. Ohne digitale Unterstützung müssen die Informationen manuell aus verschiedenen Quellen gesammelt und verwaltet werden.
Im Verlauf des Tages kommuniziert der Facility Manager mit verschiedenen Stakeholdern, wie z.B. internen Teams und externen Dienstleistern. Diese Kommunikation erfolgt meist per Telefon oder persönlichem Austausch. Informationen und Dokumente werden in physischen Aktenordnern abgelegt, was zeitaufwändige Suche und Organisation erfordert.
Für die Erfassung von Daten und die Dokumentation von Arbeiten werden handschriftliche Aufzeichnungen oder Excel-Tabellen verwendet. Dies kann zu Ineffizienzen führen und es ist schwierig, den Überblick über den Zustand der Liegenschaften und durchgeführte Maßnahmen zu behalten.
Vielleicht nicht alltäglich, aber dennoch häufig und unliebsam genug: ein Defekt an technischen Anlagen. Funktioniert etwa eine Heizanlage oder die Lüftung nicht, ist schnelles Handeln wichtig. Dazu kann der Facility Manager beispielsweise mit einem Mitarbeiter vor Ort kommunizieren, der sich des Problems annimmt. Weil es aber oft die Expertise des Facility Managers braucht, klingelt auch außerhalb der Dienstzeiten das Telefon. Und unter Umständen bleibt auch nur die Fahrt zum Betrieb, um sich selbst ein Bild vom Problem zu machen.
Arbeitstag eines Facility Managers mit digitaler Unterstützung von NOA
Dank der Digitalisierung und dem sogenannten Computer-aided Facility Management hat sich der Arbeitsalltag eines Facility Managers erheblich vereinfacht. Ein Facility Manager kann den Tag mit einem Blick auf das digitale Dashboard von NOA beginnen, das alle relevanten Informationen auf einen Blick bietet. Es beinhaltet Aufgaben, Wartungspläne, Störungsmeldungen und Kommunikationskanäle.
Die Digitalisierung hat auch die Möglichkeit geschaffen, mobile Geräte einzusetzen. Über NOA kann ein Facility Manager mit einem Tablet oder Smartphone auf Informationen und Dokumente zugreifen, Wartungsarbeiten dokumentieren oder Berichte erstellen. Dies spart Zeit und ermöglicht eine effiziente Arbeitsweise vor Ort.
Auch die Kommunikation mit internen Teams und externen Dienstleistern erfolgt direkt über die App. Das ermöglicht einen schnellen und effizienten Austausch von Informationen und reduziert die Notwendigkeit persönlicher Treffen.
Digitale Systeme wie NOA ermöglichen eine effiziente Datenverwaltung und -analyse. Arbeitsaufzeichnungen, Wartungsprotokolle und Berichte können zentral über NOA gespeichert und leicht abgerufen werden. Dadurch wird es einfacher, den Überblick über den Zustand der Liegenschaften zu behalten und Trends zu erkennen.
Was außertourliche Ereignisse wie Defekte betrifft: Mit NOA haben MitarbeiterInnen übersichtliche Anleitungen zur Verfügung – bebildert und mehrsprachig. Dadurch sind sie oft in der Lage, Probleme in den Anlagen selbst zu erkennen und zu lösen. Der Facility Manager kann dies entweder über Echtzeit-Monitoring oder im Nachgang überprüfen.
Im Idealfall kommt es aber gar nicht erst zum Ernstfall, und auch hier können digitale Systeme unterstützen. Denn über die IoT-Anbindung von NOA behalten Sie den Status kompatibler Geräte stets im Blick, sodass etwa Wartungs- und Instandhaltungsintervalle zuverlässig eingehalten werden.
Fazit – Die Digitalisierung hat den Arbeitsalltag eines Facility Managers erheblich verbessert. Mit digitaler Unterstützung durch NOA können Informationen zentral verwaltet, Kommunikation erleichtert und Arbeitsabläufe optimiert werden. Zudem werden Effizienz gesteigert, Fehler reduziert und der Facility Manager kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.