Warum der Facility Manager mehr als nur ein Hausmeister ist
Dass ein Facility Manager, eine Facility Managerinnen und ein Hausmeister, eine Hausmeisterin dasselbe seien, ist ein Trugschluss, über den man immer wieder stolpert. Das Berufsfeld des Facility Managements bzw. der Objektleitung wird damit nämlich nur in Teilen beschrieben, denn die Aufgaben, die Facility Manager bewältigen, sind deutlich umfangreicher als die des Hausmeisters.
Beim Facility Management (FM) geht es um so viel mehr als nur um das Instandhalten eines Objekts. Aufgaben wie die MieterInnen-Verwaltung, die Planung von Investitionsprojekten, das Energie- und Hygienemanagement, die Sorge für die Sicherheit des Gebäudes: All das und mehr obliegt den Facility ManagerInnen. Insgesamt liegen bei Facility ManagerInnen unter anderem Aufgaben aus den Feldern Organisation, Verwaltung und Kalkulation.
Wir haben uns die Unterschiede zwischen Facility ManagerInnen und HausmeisterInnen näher angesehen.
Welche Aufgaben hat ein Facility Manager?
Die Aufgaben von Facility Manager und Managerinnen sind vielfältig und komplex. Das wichtigste Ziel dabei ist es, die technische Verfügbarkeit eines Objekts zu sichern. Das kommt der Grundfunktion des Gebäudes zugute. In diesem Zusammenhang sollen Rentabilität und der Komfort im Gebäude sichergestellt werden
Hier wird schon der erste Unterschied zu Hausmeistertätigkeiten sichtbar: Das Facility Management bzw. die Objektleitung versteht sich als ganzheitliche Management-Form, vom Bau eines Gebäudes bis zum Abriss. Am effektivsten ist es daher, wenn es bereits in die Planung eingebunden wird.
Die wichtigsten Aufgaben von Facility ManagerInnen sind entsprechend:
- Verwaltung der MieterInnen
- Kalkulation der Nebenkosten
- Planung und Organisation von Investitionsprojekten
- Bereitstellung und Instandhaltung von Sicherheitstechnik
- Sicherstellung der Verfügbarkeit von sanitären Anlagen, Heizanlagen, Aufzügen
- Überwachung der Infrastruktur des Gebäudes (z.B. Müllentsorgung)
- Beauftragung externer Dienstleister (GärtnerInnen, Reinigungsunternehmen, technische Dienstleister) und Teamverwaltung
- insbesondere in der Planungsphase von Bau oder Sanierung: Flächenmanagement
Die typischen Hausmeistertätigkeiten (insbesondere Wartung) kommen zu diesen Aufgaben oft hinzu. Deswegen ist es entscheidend, dass Facility ManagerInnen nicht nur kaufmännisch denken können, verhandlungssicher und stark im Organisieren sind. Sie sollten auch ein gewisses Know-How in Sachen Haustechnik mitbringen. So können sie Aufgaben in diesem Bereich besser beurteilen – egal, ob sie selbst Hand anlegen oder DienstleisterInnen beauftragen.
Wo werden Facility Manager gebraucht?
Facility Manager bzw. Managerinnen werden in vielen Arten von Gebäuden gebraucht. Ob Mietshaus, Krankenhaus, Schwimmbad, Kultur- und Bildungseinrichtungen, Hotel und Gastronomie, in herstellenden Betrieben, Stadien oder Flughäfen: An all diesen Orten können sie dazu beitragen, das jeweilige Hauptgeschäft zu sichern und die Effizienz des Gebäudes zu steigern. Nicht zuletzt tragen Facility ManagerInnen dazu bei, dass sich die Menschen, die sich im Objekt aufhalten, gut aufgehoben, sicher und versorgt fühlen.
Je nach Art des Objekts ergeben sich mitunter branchenspezifische Aufgaben. Insofern kann es in solchen Fällen sinnvoll sein, die Dienste entsprechend spezialisierter Facility ManagerInnen in Anspruch zu nehmen.
Qualifikation für das Facility Management – das sollte man mitbringen
Facility ManagerInnen tragen rund um ihr Objekt eine Menge Verantwortung. Einerseits obliegen ihnen die Aufgaben der Planung und Verwaltung, die sie selbst durchführen. Andererseits sollten sie auch in den Bereichen, in denen sie Personal und DienstleisterInnen delegieren, ein solides Wissen mitbringen. Denn nur so können sie die Sinnhaftigkeit von und die Entscheidung für oder gegen gewisse Maßnahmen korrekt einschätzen.
Die Kompetenzen, die Facility ManagerInnen mitbringen sollten, sind kaufmännisches Denken, technisches Verständnis, Führungsqualität, Kommunikationsfähigkeit, Organisationsvermögen sowie das Talent zur kreativen Lösungsfindung.
Studium, Ausbildung und Schulungen – wie wird man Facility Manager?
Die Ausbildung zum Facility Manager bzw. zur Facility Managerin ist auf verschiedenen Wegen möglich. Der erste Schritt in dieses Berufsfeld ist für viele der entsprechende Studiengang, oftmals angeboten von Fachhochschulen. Vor Ort oder auch in Fernstudiengängen ist der Abschluss des Studiums möglich. Doch es gibt auch andere Wege in den Beruf.
Gerade, wenn zuvor ein handwerklicher, technischer oder auch kaufmännischer Beruf erlernt wurde, können entsprechende Weiterbildungen den Schritt ins Facility Management ermöglichen. Somit steht dieses Berufsfeld auch QuereinsteigerInnen offen.
Auf welchem Weg auch immer: Der Lehrplan der angehenden Facility ManagerInnen ist vielfältig und abwechslungsreich, was den Beruf für viele attraktiv macht.
Herausforderungen im Facility Management
Die Herausforderungen des Facility Management werden offensichtlich, wenn man einen Blick auf ihre Aufgaben wirft. Die organisatorischen Herausforderungen stehen klar im Vordergrund und verlangen alle Aufmerksamkeit – besonders, wenn es um Maßnahmen geht, denen gesetzliche Regelungen zugrunde liegen.
Digitale Lösungen können hier entlasten. Wir von NOA bieten solche Lösungen für unterschiedliche Bereiche des Facility Managements an, wie die Betriebshygiene oder die Wartung der Anlagen. Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Smart-Learning-Schulungen für MitarbeiterInnen, Echtzeit-Monitoring des Arbeitsfortschritts, unkomplizierte Teamverwaltung und mehr sorgen für Rechts- und Prozesssicherheit.
Berufsbild Facility Manager – die Perspektiven
Mit einem Bruttogehalt von 4.100 € im Monat können Facility ManagerInnen rechnen. Dabei liegt der Satz für BerufseinsteigerInnen bei 3.500 €. Bis zu 6.000 € im Bereich der Top-VerdienerInnen können es werden. Das Arbeitsfeld steht sowohl in angestellter als auch in selbständiger Tätigkeit offen.
Es sind Digitalisierung und Modernisierung, die auch die Ansprüche an ein entsprechendes Management steigen lassen, denn die Komplexität von Immobilien steigt ebenso wie der Anspruch an ihre Funktionalität- Die Zukunftsaussichten für Facility ManagerInnen sind also gut. Das liegt nicht zuletzt daran, dass immer klarer wird, wie wertvoll die Arbeit des Facility Managements in Hinblick auf die Effizienz eines Objekts ist.
Digitaler Fortschritt sorgt aber nicht nur dafür, dass sich das Arbeitsfeld von Facility ManagerInnen erweitert und entsprechendes Know-How fordert. Er unterstützt auch bei der Bewältigung dieser Herausforderungen.
Digitalisierung im FM – wo NOA unterstützt
Die Digitalisierung im Facility Management ist eine große Chance für Facility Manager. Wir bei NOA möchten diese Potenziale in den Fokus rücken. Historisch kommen wir aus dem Bereich der Reinigung und Hygiene, NOA wurde aber als unabhängiger Prozessmanager konzipiert und entwickelt. So kann die IoT-Anbindung beispielsweise dabei unterstützen, die Wartungsintervalle komplexer Anlagen im Auge zu behalten.
Einerseits ist gerade die Organisation größerer Teams oft aufwändig und zeitintensiv. Hinzu kommt, dass nicht nur in der Reinigungsbranche die Fluktuation der MitarbeiterInnen hoch sein kann und dass mitunter Sprachbarrieren vorhanden sind. Das bedeutet, dass viele zeitliche Kapazitäten für Einarbeitungen aufgewendet werden müssen.
Hier bieten wir Lösungen: Durch unser digitales Raumbuch können MitarbeiterInnen ein Objekt schon kennenlernen, bevor sie es überhaupt betreten haben. Dazu liefert unsere Anwender-App bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die nicht nur die Einarbeitungsphase deutlich verkürzen können, sondern auch die Möglichkeit zur Dokumentation bietet. Über Smart-Learning im Facility Management stellen wir Schulungen zur Verfügung, die digital abgerufen werden können und Basis- sowie Spezialwissen liefern.
Natürlich haben wir nicht nur an die Sicherstellung der Kompetenz der MitarbeiterInnen gedacht, sondern auch an die Verwaltung der Teams: Mit unserer Teamverwaltung können MitarbeiterInnen und Mitarbeitereinsätze übersichtlich koordiniert werden. Unser Prozessdesigner stellt Prozesse im gesamten Unternehmen individuell und klar dar. So sorgen wir nachhaltig für Effizienz.
Fazit: Hausmeister und Facility Manager – darin liegt der Unterschied
Die Trennlinie zwischen Facility ManagerInnen bzw. ObjektleiterInnen und HausmeisterInnen scheint im ersten Moment unscharf, doch bei näherer Betrachtung lassen sich die Unterschiede gut erkennen. Während HausmeisterInnen insbesondere Aufgaben der Wartung übernehmen, kommen bei Facility ManagerInnen verschiedene Aufgaben der Verwaltung, Organisation, Planung und Kalkulation hinzu – und das bereits in der Phase der Bau- oder Sanierungsplanung.
Alle Vorgänge, die ein Objekt betreffen: Bei den Facility ManagerInnen laufen die Fäden zusammen. So sind häufig sie diejenigen, die den Einsatz von HausmeisterInnen koordinieren – als nur ein Teil ihres breiten und komplexen Verantwortungsbereichs.