Facility Management – Aufgaben, Herausforderungen und Chancen

Was versteht man unter Facility Management?

Was ist Facility Management genau? Facility Management ist mehr als nur die Erhaltung bestehender Strukturen rund um ein Objekt. Im Facility Management geht es darum, zu optimieren: Die Kosten, die entstehen, also die Betriebs- und Bewirtschaftungskosten, sollen gesenkt werden. Die technische Verfügbarkeit der Anlage wird gesichert. Nicht zuletzt soll der Wert des Objekts bewahrt und im Idealfall gesteigert werden. All das soll rechtssicher ablaufen.

Im Facility Management gibt es also technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgabenfelder. Alle Fäden laufen hier zusammen – eine ganzheitliche Form des Managements.

In Deutschland hat sich dieser Beruf etwa 1989 etabliert. In diesem Jahr gründete sich die German Facility Management Association (GEFMA). Da der Beruf aus dem englischsprachigen Raum stammt, ist seine Bezeichnung entsprechend englisch. Dabei bedeutet der Begriff Facility übersetzt “Einrichtung”.

Facilitymanagement – eine Definition

Facilitymanagement definiert sich als organisatorische Funktion sowie als Wissenschaftsdisziplin, die durch die Arbeit am Objekt die Produktivität des Kerngeschäfts verbessert. Worum es sich dabei handelt, ist vom konkreten Gebäude abhängig.

Dabei sollte ein weiterer entscheidender Punkt des Facility Managements nicht vergessen werden: der soziale Aspekt. Neben der erhöhten Produktivität steht hier der Mensch im Fokus. Auch die Lebensqualität der beteiligten Personen soll verbessert werden, denn Komfort und Sicherheit sorgen für Effizienz.

Für das Facility Management haben sich unterschiedliche Bezeichnungen etabliert. So sind die Begriffe Liegenschaftsverwaltung, Objektbetreuung, Gebäudemanagement, Facilitymanagement sowie die Abkürzung FM gängige Synonyme. In den USA ist in der Real Estate-Branche in der Regel von Facilities Management die Rede.

Was ist ein Facility Manager?

EinE Facility ManagerIn ist oft auch MultitaskerIn: Von der Überwachung des Zustands der Gebäude über die Planung vom Einsatz des Personals bis zur Betreuung sowohl von MieterInnen als auch von VermieterInnen liegt alles rund ums Objekt in der Hand von Facility ManagerInnen.

Darüber hinaus haben sie ein Auge darauf, dass gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden, und sie schätzen die Betriebskosten ein. Auch über die Rentabilität eines Gebäudes wissen sie Bescheid und Angebote externer Dienstleister werden von ihnen verglichen.

Aus diesen Aufgaben ergeben sich eine Reihe von Eigenschaften, die einE Facility ManagerIn mitbringen sollte: Neben einem guten Verständnis von Technik und einem gewissen handwerklichen Geschick ist Verhandlungssicherheit entscheidend.

Darüber hinaus sollten Facility ManagerInnen analysieren, organisieren und gut kommunizieren können. Kaufmännisches Denkvermögen wird verlangt, ebenso wie Führungskompetenz.

Ziele im Facility Management

Die Ziele im Facility Management sind nicht schwer formuliert und einige von ihnen haben wir bereits angesprochen: Es geht darum, Kosten in Zusammenhang mit dem Gebäude selbst gering zu halten und das Funktionieren von technischen Anlagen sicherzustellen. Auf lange Sicht gesehen soll der Wert von Objekten stabil bleiben oder sich gar erhöhen.

Die Herausforderung liegt – wie so oft – in der Umsetzung. Darum ist es entscheidend, dass all diese Aspekte schon bei der Planung des Gebäudes beachtet werden. So können zur rechten Zeit nachhaltige und kostensparende Vorgehensweisen entwickelt werden.

Auch wenn Optimierungen natürlich ebenfalls nachträglich möglich sind, wenn die Immobilie bereits existiert: Das Facility Management an sich verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem der gesamte Lebenszyklus eines Gebäudes begleitet wird. Das reicht von der Planung über den Bau und Betrieb bis hin zur Sanierung oder zum Abriss und Neubau. Liegen nun auch noch mehrere Gebäude unter Ihrer Obhut, ist ein digitaler Prozessmanager unabdingbar.

Was sind Aufgaben im Facility Management

Die Aufgaben im Facility Management sind unter anderem Wartung und Betrieb, Mietmanagement, Flächen- und Energiemanagement, Teamverwaltung, Planung von Investitionsprojekten und vieles mehr. Hier kann man schnell den Überblick verlieren. Um diesen besser zu bewahren, lassen sich die Aufgaben grob in zwei Bereiche einteilen: Hard FM und Soft FM.

Beim Hard FM geht es um physische Vermögenswerte – also die konkrete Anlage und die Erhaltung ihrer Funktionstüchtigkeit. Sanitäranlagen, Elektroinstallationen, Heiz- und Kühlanlagen, Aufzüge und vieles mehr wollen im Auge behalten werden.

Soft FM auf der anderen Seite umfasst alle Aufgaben, die durch Menschen erfüllt werden. Das sind etwa Hausmeisterdienste, die Mietbuchhaltung, Sicherheit und Grundstückspflege, aber auch Punkte wie Catering.

Mit diesen Aufgaben begleitet das Facility Management den kompletten Lebenszyklus eines Gebäudes, von der Planung bis zum Abriss – gewissermaßen eine Form des Asset Management.

FM in der Projektierung und Planung

In der Projektierung und Planung sollte das FM von Anfang an mitgedacht bzw. aktiv eingebunden werden. Auch wenn sich Optimierungen durch das Facility Management durchaus zu einem späteren Zeitpunkt im Lebenszyklus eines Objekts integrieren lassen, handelt es sich beim Facility Management „von Anfang an“ um die effizienteste Variante.

Ein effektives Raummanagement durch das Facility Management sorgt in der Planungsphase dafür, dass hier bis zu 30 % der Kosten eingespart werden können. Gut durchdachte Räumlichkeiten können auch noch später im Betrieb Geld einsparen. Wenn MitarbeiterInnen nicht nach Arbeitsplätzen, Besprechungszimmern oder KollegInnen suchen müssen und sich dazu auch noch wohl fühlen, arbeiten sie effizienter. Das senkt überdies die Fluktuation der MitarbeiterInnen.

Viele Investitionsprojekte liegen über dem Budget und hinter dem Zeitplan – gut durchdachtes Facility Management kann das Risiko hierfür reduzieren. Auch Prozesse im Betrieb werden durch eine entsprechende Infrastruktur vereinfacht.  Reibungspunkte in den Abläufen müssen nicht erst geglättet werden, sondern entstehen erst gar nicht.

Betreiberverantwortung im Facility Management

Facility Management kann die große Betreiberverantwortung erleichtern. Denn die Verantwortung für die Betriebssicherheit liegt zuerst einmal bei den BetreiberInnen eines Objekts. Dabei gibt es einige Rechtsvorschriften und Richtlinien zu beachten. Diese Verantwortung als BetreiberIn allein zu tragen, ist oft eine große Last. Daher ist es sinnvoll, diese Verantwortung an ein professionelles Facility Management zu übergeben, das für eine rechtssichere Betriebsorganisation sorgt.

Der Betrieb im Inneren des Objekts soll sicher sein, sowohl für die Menschen im Gebäude als auch für die Gebäudesubstanz selbst. Gleichzeitig darf von dem Gebäude auch für seine Umgebung keine Gefahr ausgehen. Die richtige Entsorgung von Abfall spielt hier ebenso eine Rolle wie die Abwasserentsorgung und das Sauberhalten der Luft. Auch Aspekte wie Brandschutz, Lärmschutz oder Betriebshygiene sind zu berücksichtigen.

In vielen Bereichen müssen sich die Kenntnisse der verantwortlichen Personen auf einem professionellen Niveau bewegen. Das macht die Arbeit des Facility Managements für BetreiberInnen so wertvoll.

Arbeitsalltag im Facility Management

Der Arbeitsalltag im Facility Management ist herausfordernd, aber auch abwechslungsreich. Neben den allgemeinen Aufgaben, die sich auch bei unterschiedlichen Objekten ähneln – beispielsweise Mietmanagement, Hygienepläne, Personalplanung oder Materialbeschaffung – gibt es immer wieder spezielle Herausforderungen. Diese ergeben sich aus der Spezialisierung des Objekts beziehungsweise der Objekte.

Dazu kann der erhöhte organisatorische Aufwand zählen, wenn mehrere Gebäude verwaltet werden. Dies geht nicht nur mit mehr „Baustellen“ einher, die versorgt werden wollen, beispielsweise bei Ausfällen. Größere Teams verlangen mehr Sorgfalt bei der Durchführung komplexerer Prozesse.

Objekte können sensible Bereiche oder besondere Maschinen enthalten. Je spezieller eine Liegenschaft ist, desto besser müssen MitarbeiterInnen im Facility Management geschult sein. Das kann mit individuellen Einschulungen sichergestellt werden, aber auch über laufende Weiterbildung, beispielsweise per Smart Learning.

Aufgaben des FM am Ende eines Gebäudezyklus

FM ist auch am Ende des Lebenszyklus eines Gebäudes gefragt. Hier stellt sich die Frage: Soll ein Objekt grundlegend modernisiert werden? Soll es revitalisiert werden? Oder finden Abriss und Neubau statt?

Auch in diese Überlegungen sollte das Facility Management eingebunden werden. Es kennt ein Objekt in der Regel in- und auswendig und verfügt so über die Expertise, mögliche Entwicklungen für die Zukunft am Ende des Gebäudezyklus beurteilen zu können.

Arten von Facility Management

Welche Arten von Facility Management gibt es eigentlich? Wir unterscheiden das kaufmännische Facility Management, das technische Facility Management und das infrastrukturelle Facility Management.

Das kaufmännische Facility Management stellt den wirtschaftlich sinnvollen Betrieb des Objekts in den Vordergrund. Geschäftsabläufe werden geplant und gesteuert, Verträge geprüft und betreut und entstehende Kosten, die Betriebskosten, kontrolliert. Auch die Objektbuchhaltung, das Personalmanagement, die Immobilienverwaltung und das Versicherungswesen fallen in diesen Bereich.

Beim technischen Facility Management dreht sich alles um die technische Infrastruktur des Objekts: Sicherheitstechnik, Sanitärtechnik, Telekommunikationstechnik, Umwelttechnik sowie Heiz- und Kühltechnik wollen geplant und natürlich instand gehalten werden. Die technische Gebäudeausrüstung wird regelmäßig überprüft. Es handelt sich praktisch um technisches Gebäudemanagement.

Infrastrukturelles Facility Management kümmert sich um alles, was mit DienstleisterInnen zu tun hat: Hausmeister, Entsorgungsdienste, der Winterdienst, Reinigungs- und SicherheitsdienstleisterInnen sowie die Büroorganisation gehören dazu.

Facility Management studieren – Inhalte und Anforderungen

Facility Management zu studieren bedeutet eine Entscheidung für ein herausforderndes, aber auch immer wieder abwechslungsreiches und spannendes Berufsfeld. Insbesondere an Fachhochschulen kann der entsprechende Studiengang absolviert werden.

Wurde zuvor ein kaufmännischer, ein technischer oder ein handwerklicher Beruf erlernt, dann ist das nur von Vorteil. Auch eine Weiterbildung zum Facility Management ist denkbar. Das macht den Beruf auch für QuereinsteigerInnen attraktiv.

Neben Wissen zu Haus- und Gebäudetechnik und Mietrecht sind es Aspekte wie Kommunikation und Konfliktmanagement, die durch den Lehrplan vermittelt werden und den Beruf so vielseitig machen.

Facility Management vs. Property Management – die Unterschiede

Was sind die Unterschiede zwischen Facility Management und Property Management? Diese Frage kommt immer wieder auf. Das Property Management befasst sich mit dem Management von Objekten. Es wird auch als Objektmanagement, Immobilienmanagement oder Hausverwaltung bezeichnet.

Das Facility Management stellt jedoch die Funktion der Immobilie in den Fokus. Das Objekt soll seine Funktion reibungslos und effizient ausführen können und dabei mehr als nur wirtschaftlich sein. Vielmehr soll es den Menschen, die die Räumlichkeiten nutzen, Komfort und Geborgenheit bieten.

Welche Vorteile bringt professionelles Facility Management?

Professionelles Facility Management vereint zahlreiche Facility Services und bringt so eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich. Der wohl Wichtigste: Der Betrieb eines Objekts kann mit ihm rechtssicher erfolgen. Das ist dem im Facility Management vorhandenen Know-How zu verdanken.

Ein weiterer entscheidender Vorteil: Das Facility Management bietet alles rund ums Objekt aus einer Hand. Hier laufen die Fäden zusammen für technische, infrastrukturelle, kaufmännische und soziale Aspekte. Davon profitiert jede Art von Gebäude, sei es eine Wohnimmobilie, ein Bürokomplex, ein Einkaufszentrum, Universitätsgebäude, Flughafen, Bahnhof, Krankenhaus, eine Produktionsstätte oder Kultureinrichtung.

Nicht zuletzt können sich BetreiberInnen mithilfe eines professionellen Facility Managements auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, ohne Ablenkung durch die vielen organisatorischen Aufgaben, die ein Objekt mit sich bringt. Von der Planung über den Nutzungszeitraum bis zum Lebensende des Gebäudes sind BetreiberInnen so ungebremst von Sekundärprozessen.

Mit Technologie den Herausforderungen im Facility Management begegnen

Facility Management und Technologie können und sollten heutzutage Hand in Hand gehen. Gebäudeautomation ist hier das Stichwort, denn viele Prozesse lassen sich digital überwachen. Auch können Sicherheitsanforderungen durch moderne Technologie erfüllt werden. Rauchmelder, Türsprechanlagen mit Videofunktion, Lichtsensoren und viel mehr gestalten den Aufenthalt in einem Gebäude sowohl sicher als auch komfortabel.

Kommen wir zum Prozessmanagement. Organisation und Kommunikation sind zentrale Aspekte des Facility Managements. Gerade hier bringt die Digitalisierung Vorteile. Denn wenn alle Beteiligten zu jeder Zeit auf das für sie relevante Wissen übersichtlich zugreifen können, spart das bereits eine Menge organisatorischen Aufwand. Und auch die Hygienedokumentation kann mit digitalem Prozessmanagement vereinfacht werden.

Mit diesem Anspruch ist auch die Anwender-App von NOA entstanden: Mehrsprachige Schritt-für-Schritt-Anleitungen und multimediale Inhalte sind so immer griffbereit.

Prozesse im Facility Management digitalisieren – mit NOA

Die Prozesse im Facility Management zu digitalisieren ist eine Möglichkeit, um einer Vielzahl an Herausforderungen zu begegnen. Wir von NOA unterstützen digitales Prozessmanagement im Facility Management, die für Prozesssicherheit, Rechtssicherheit und Zeitersparnis sorgen. 

Mit unserer Teamverwaltung können Teams unkompliziert und übersichtlich organisiert werden. Dank Echtzeit-Monitoring und digitalem Raumbuch bleiben alle Objekte im Überblick – samt aktuellem Arbeitsfortschritt in Echtzeit.

Und dank unserer Anwender-App erhalten MitarbeiterInnen nicht nur Arbeitspläne, sondern bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Produktinformationen, die für ihre Objekte relevant sind. So werden keine langen Einarbeitungsphasen mehr benötigt und die erledigten Aufgaben können sofort dokumentiert werden.

Was versteht man unter Facility Management?

Der Bereich Facility Management führt alle Voraussetzungen zusammen – beispielsweise in Form von Dienstleistungen –, die dafür sorgen, dass ein Objekt funktional, wirtschaftlich, sicher und komfortabel ist.

Wie viel verdient man als Facility ManagerIn?

Mit etwa 3.500 € brutto steigen Facility ManagerInnen in den Beruf ein. Höchstgehälter liegen zwischen 5.000 € und 6.000 € brutto. Es ist mit einem durchschnittlichen Bruttogehalt von 4.100 € im Monat zu rechnen. Lesen Sie mehr über den Gehalt als Facility Manager.

Was macht man beim Facility Management?

Facility ManagerInnen bzw. ObjektbetreuerInnen kümmern sich um die Mietverwaltung und Buchhaltung, die Planung und Umsetzung von Projekten, Wartung, Betrieb und Werterhaltung der Immobilie, das Energie- und Flächenmanagement sowie um die Organisation der MitarbeiterInnen und der externen DienstleisterInnen. Je nach konkretem Objekt kommen spezifische Aufgaben hinzu.

Ist Facility ManagerIn ein Lehrberuf?

Facility ManagerIn ist ein Studienberuf. Hochschulen bieten diesen Studiengang an, entsprechend wird hier Hochschulreife oder Fachhochschulreife gefordert. Das Facility Management Studium ist auch im Fernstudium möglich.

Mit einer entsprechenden beruflichen Ausbildung im Vorfeld kann der Beruf auch nach Weiterbildung von QuereinsteigerInnen ergriffen werden. Im Anschluss an einen Bachelorstudiengang wie im Bauingenieurwesen oder der Bautechnik kann vertiefendes Wissen im Bereich Facility Management erlangt werden.